Refacturarea cheltuielilor: Reguli fiscale si contabile esentiale

Ce inseamna | Cand este necesara | Studii de caz

Refacturarea cheltuielilor este o practica frecvent intalnita in mediul de afaceri, prin care o companie transfera catre un tert costurile suportate in numele acestuia. Aceasta poate aparea in diverse situatii, precum recuperarea cheltuielilor de utilitati pentru un spatiu inchiriat, decontarea unor servicii achizitionate sau refacturarea unor costuri de transport. In acest articol, vom analiza principalele reguli fiscale si contabile aplicabile refacturarii, tratamentul TVA si modalitatea corecta de inregistrare in contabilitate. 

Refacturarea cheltuielilor: ce inseamna si cadrul legal

Refacturarea cheltuielilor reprezinta procesul prin care o companie recupereaza costurile suportate in numele unui tert, transferandu-le acestuia prin emiterea unei facturi. Aceasta apare frecvent in situatiile in care o firma plateste anumite bunuri sau servicii ce trebuie, in final, suportate de alta entitate. 

Operatiunea de refacturare a cheltuielilor este detaliata prin normele de aplicare ale art. 286 "Baza de impozitare pentru livrari de bunuri si servicii efectuate in interiorul tarii” Conform pct. 31, alin. 4-6, se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

• persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
• persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata. 

Cand este necesara refacturarea cheltuielilor?

Refacturarea cheltuielilor se aplica in diverse situatii, cum ar fi:

• Refacturarea catre compania mama, care este in alta tara a costurilor cu unul dintre angajati (de exemplu costuri cu salariul, amortizarea masinii folosite si altele) 
• Refacturarea cheltuielilor de publicitate intre doua societati afiliate
• Refacturarea facturii primite de la furnizorii de utilitati catre chiriasi
• Refacturarea cheltuielilor de transport, cazare sau alte servicii achitate de un intermediar si transferate beneficiarului final

Studii de caz refacturare cheltuieli

Pentru a intelege mai bine tratamentul fiscal si contabil pentru refacturarea cheltuielilor, va prezentam in continuare doua spete utile rezolvate de specialistii de la portacodulfiscal.ro.

Refacturare cheltuieli. Locul prestarii de servicii

Intrebare:
Cum se poate refactura catre compania mama, care este din Austria, costurile cu unul dintre angajati? Aici sunt incluse costurile cu salariul, amortizarea masinii folosite si alte tipuri de cheltuieli. Care este regimul TVA pentru o astfel de tranzactie? 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 22 Ian 2025
 
Pentru facturarea costurilor cu un angajat catre compania mama din Austria, inclusiv salariul, amortizarea masinii si alte cheltuieli, regimul TVA si temeiurile legale relevante sunt urmatoarele:

1. Determinarea locului prestarii serviciilor

Conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal, locul prestarii serviciilor catre o persoana impozabila este locul unde destinatarul serviciilor isi are stabilit sediul activitatii economice. In acest caz:

• Compania mama din Austria este o persoana impozabila.
• Locul prestarii serviciilor este Austria, deoarece aceasta este locatia sediului companiei mama.

2. Regimul TVA

• Prestarea de servicii catre o persoana impozabila stabilita in alt stat membru UE este neimpozabila in Romania, dar supusa taxarii in statul beneficiarului, Austria.
• Factura emisa catre compania mama trebuie sa includa mentiunea Neimpozabil in Romania conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal si sa contina codul valid de TVA al beneficiarului din Austria (confirmat prin VIES).

3. Refacturarea costurilor si includerea cheltuielilor

• Salariul angajatului si amortizarea masinii pot fi refacturate ca prestare de servicii daca reflecta activitatea prestata pentru compania mama.
• Daca se includ si alte cheltuieli (diurne, transport, alte beneficii), acestea trebuie sa fie justificate si incluse in valoarea totala a serviciului prestat.

4. Obligatii declarative

• In Romania, refacturarea serviciilor se raporteaza in Declaratia 390 (VIES) ca prestare de servicii intracomunitare.
• Este important sa aveti documentatia care sa sustina relatia contractuala dintre parti (de ex., un contract de prestari servicii) si sa detaliati modul de calcul al sumelor refacturate.

Temei legal: Legea 227/2015 privind Codul fiscal - Art. 278. - Locul prestarii de servicii

Refacturare cheltuieli intre societati afiliate

Intrebare:
Fiind doua societati afiliate (obiect de activ asistenta stomatologica) una dintre ele vrea sa refactureze servicii de publicitate Meta (fara a avea in cod CAEN aceasta activitate), precum si alte servicii de utilitati. In ce conditii si daca se poate realiza aceasta refacturare, ce documente trebuie intocmite pentru a fi in regula la un eventual control ANAF?
 
SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 20 Ian 2025 

Refacturarea cheltuielilor de publicitate Meta si a altor servicii, precum utilitatile, intre doua societati afiliate din Romania este posibila, insa trebuie respectate anumite conditii pentru a fi in conformitate cu legislatia fiscal si contabila.

1. Conditiile pentru refacturare:

• Cheltuielile sa fie efectuate in numele propriu, dar in contul celeilalte societati: Refacturarea este posibila daca una dintre societati efectueaza cheltuielile (ex. publicitate sau utilitati) pe numele sau, dar acestea sunt suportate in final de cealalta societate.
• Sa nu existe adaos comercial: Refacturarea trebuie sa reprezinte doar recuperarea exacta a costurilor efectuate, fara a include profit.
• Respectarea regimului fiscal al serviciilor refacturate: La refacturare, se va aplica acelasi regim fiscal ca cel aplicabil serviciilor originale.

2. Documente necesare:

• Contract sau conventie intre parti, care sa detalieze conditiile refacturarii, inclusiv tipul de cheltuieli refacturate (ex. servicii Meta, utilitati), modul de determinare a sumelor si obligatiile partilor.
• Factura de refacturare: Trebuie sa includa toate informatiile standard conform Codului Fiscal si sa reflecte exact valoarea serviciilor refacturate, fara adaos.
• Documente justificative: facturi originale, contracte de publicitate sau utilitati, precum si alte documente care atesta natura si valoarea cheltuielilor.

In concluzie, refacturarea cheltuielilor este posibila chiar daca societatea care refactureaza nu are cod CAEN specific pentru aceste activitati, cu conditia sa fie indeplinite cerintele mentionate mai sus.

Temei legal - Legea 227/2015 privind Codul fiscal

ART. 286 - Baza de impozitare pentru livrari de bunuri si prestari de servicii efectuate in interiorul tarii
(1) Baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata este constituita din:
(4) Baza de impozitare nu cuprinde urmatoarele:
e) sumele achitate de o persoana impozabila in numele si in contul altei persoane si care apoi se deconteaza acesteia, inclusiv atunci cand locatorul asigura el insusi bunul care face obiectul unui contract de leasing financiar sau operational si refactureaza locatarului costul exact al asigurarii, precum si sumele incasate de o persoana impozabila in numele si in contul unei alte persoane.

Norme de aplicare

SECTIUNEA 1 - Baza de impozitare pentru livrari de bunuri si prestari de servicii efectuate in interiorul tarii

Punctul 31:

(5) Se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, in sensul alin. (4), atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
a) persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
b) persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.
(6) In masura in care persoana impozabila poate face dovada ca singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind indeplinite conditiile prevazute la alin. (5), nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile. Se considera ca la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii de refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate. 

Refacturare utilitati. Monografie contabila

Intrebare:
O societate A detine un imobil cu mai multe corpuri pe care le inchiriaza unor alte companii. In c/v chiriei incasate de la chiriasi nu intra si costul utilitatilor, care se factureaza separat. Societatea A primeste de la furnizorii de utilitati (pentru energie, apa, salubrizare etc.) cate o factura din valoarea careia o mica parte reprezinta cheltuiala societatii A, iar restul se refactureaza chiriasilor, fara a se adauga nimic suplimentar, urmarindu-se doar recuperarea cheltuielilor in functie de consumul/suprafata fiecaruia.

Va rugam sa ne prezentati o monografie contabila pentru inregistrarea facturilor de la furnizor si cele de refacturare catre chiriasi.

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 15 Nov 2024

Daca singurul scop este recuperarea utilitatilor de la chiriasi, se va folosi pentru inregistrare in contabilitate contul 461”Debitori diversi”, deoarece sumele refacturate nu sunt venituri, conform pct. 432 din OMFP 1802/2014:
432. - Sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata persoanele care actioneaza in nume propriu sunt considerate cumparatori revanzatori. In aceasta situatie, veniturile din activitatea curenta sunt reprezentate de comisioanele cuvenite.

Va propun urmatoarea monografie contabila:

1. inregistrare factura primita de la furnizorii de utilitati: 
%                                            = 401 „Furnizori”
461"Debitori diversi"
4426„TVA deductibila”  

2. inregistrare factura emisa de catre chiriasi:
4111 „Clienti” = %
                         461 "Debitori diversi"
                         4427 „TVA colectata”

In acest caz, factura emisa pentru refacturarea costurilor se emite cu cota de TVA utilizata de catre furnizorul energiei termice, de exemplu, cu cota TVA 19%.

La factura emisa pentru refacturarea consturilor este recomandabil sa se ataseze si copia facturii primite de catre locator de la furnizor.

 Valoarea facturii emise prin aplicarea aceluiasi tratatament fiscal aplicat de catre furnizor se evidentiaza in jurnalul pentru vanzari si se raporteaza dupa cum urmeaza:

• d.p.d.v. fiscal: prin decontul de TVA cod 300, la randul 9 alocat pentru “Livrari de bunuri si prestari de servicii, taxabile cu cota 19%”;
• d.p.d.v. informativ: prin declaratia cod 394, in cartusul C alocat facturilor emise pe numele locatorului, persoana impozabila din Romania inregistrata in scopuri de TVA in regim normal conform prevederilor art. 316 din Codul fiscal.