Factura proforma: ce este, cand se foloseste, intrebari frecvente

Factura proforma este un document comercial frecvent utilizat in relatiile de afaceri, avand rolul de a oferi o estimare detaliata a bunurilor sau serviciilor ce urmeaza sa fie livrate. Desi nu are valoare fiscala si nu obliga legal la plata imediata, factura proforma reprezinta un element important in procesul de tranzactionare, facilitand transparenta intre parteneri si clarificand conditiile de vanzare. In acest articol, vom explora ce este factura proforma, cand si cum se emite, precum si diferentele esentiale fata de factura fiscala. 

Ce inseamna factura proforma

Factura proforma este un document utilizat in comert pentru a oferi detalii preliminare despre o tranzactie, inainte ca aceasta sa fie finalizata. Desi arata similar cu o factura fiscala, factura proforma nu are valoare contabila sau juridica si nu implica obligatii de plata. Ea serveste ca o oferta detaliata, mentionand produsele sau serviciile, cantitatea, preturile si conditiile de livrare, oferind clientului o imagine clara asupra tranzactiei viitoare. 

Factura proforma poate fi insotita de diverse documente ce descriu serviciile oferite (ex: deviz de reparatii, situatie lucrari, etc…),pentru a convinge potentialul cumparator sa efectueze plata. Dupa acceptare, tranzactia se finalizeaza prin emiterea unei facturi fiscale. 

Cand se foloseste factura proforma

Factura proforma este folosita in special cand vanzatorul doreste sa incaseze contravaloarea bunurilor sau serviciilor inainte de livrare si nu are certitudinea ca potentialul cumparator va efectua plata. Este practic o estimare detaliata sau o oferta ferma care prezinta exact ce va contine factura fiscala finala, dar fara sa genereze obligatii contabile sau fiscale.

Acest tip de document este extrem de util in diverse situatii, precum: 
 

• Plati in avans. Aceasta se foloseste mai ales in cazul partenerilor noi pentru a permite partilor sa isi faca o idee despre valoarea platii. Facturile proforme pot suferi modificari. 
• Tranzactiile internationale, in procedurile de import-export. Clarificand toate detaliile importante ale tranzactiei internationale, factura proforma este un document deosebit de util . Exporturile implica proceduri complexe ce tin de vama, transport maritim, inspectii ale marfurilor, aspecte bancare si diverse alte formalitati administrative, iar factura proforma reduce riscul aparitiei neintelegerilor, faciliteaza procesul de vamuire si permite o mai buna planificare a aspectelor logistice si financiare ale exportului. . 
• Alte situatii (de exemplu pentru obtinerea aprobarilor de buget sau in procesul de licitatii)

Folosirea facturii proforme in loc de factura fiscala protejeaza vanzatorul de complicatiile administrative si contabile care ar aparea in cazul in care ar trebui sa anuleze o factura fiscala din cauza neplatii.

IMPORTANT DE STIUT!
Factura proforma nu inlocuieste factura fiscala si nu da drept de deducere a TVA. Dupa ce cumparatorul efectueaza plata in baza proformei, vanzatorul are obligatia sa emita factura fiscala corespunzatoare, care va fi documentul oficial ce va sta la baza inregistrarilor contabile.
 

Elemente obligatorii pe factura proforma

Proforma contine aceleasi date ca si o factura fiscala, si anume:
 

• denumirea de factura proforma
• datele de identificare ale vanzatorului si potentialului cumparator
• denumirea bunurilor si serviciilor prestate
• pretul si cantitatea bunurilor /serviciilor 
• data scadenta

In cazul facturii proforme de export, factura proforma trebuie sa contina:
 

• Descrierea detaliata a produselor 
• Preturile si moneda de tranzactionare 
• Specificatii tehnice (greutate, dimensiuni, volum) 
• Conditii de livrare si transport (porturi de expediere/destinatie) 
• Termenii comerciali si conditiile de plata 
• Referinte si coduri specifice tranzactiei 

Diferentele esentiale dintre factura proforma si factura fiscala

Factura proforma si factura fiscala se diferentiaza in primul rand prin natura informatiilor pe care le contin. In timp ce factura proforma prezinta estimari si cifre anticipate ale tranzactiei, factura fiscala contine date reale si finale ale vanzarii efectuate. Acest aspect este strans legat de momentul emiterii: proforma se emite inainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor, in timp ce factura fiscala se elibereaza doar dupa ce tranzactia a fost finalizata.

Din punct de vedere legal si contabil, diferentele sunt semnificative. Factura fiscala este un document legal care serveste ca dovada a tranzactiei si in baza caruia se fac inregistrarile contabile, in timp ce proforma este doar un document informativ care nu poate fi folosit pentru inregistrari in contabilitate. Aceasta distinctie este esentiala deoarece proforma nu transfera riscuri si beneficii, si nu genereaza obligatii fiscale sau drept de deducere TVA.

Dupa emiterea unei proforme si efectuarea platii, vanzatorul are obligatia sa emita factura fiscala corespunzatoare, aceasta fiind singura care poate actualiza legal evidentele contabile si fiscale ale companiei.

In cat timp se emite factura fiscala dupa proforma

Nu exista un termen stabilit exact de emitere a facturii fiscale dupa factura proforma. In Romania, legislatia fiscala prevede ca factura fiscala trebuie emisa la data livrarii bunurilor sau prestarii serviciilor sau la data incasarii unui avans, in functie de situatie. 

Astfel, conform art. 319 din Codul Fiscal:

1. Pentru livrarile intracomunitare de bunuri, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

2. Pentru alte operatiuni decat livrarile intracomunitare de bunuri, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa

Intrebari frecvente privind factura proforma

VA prezentam mai jos doua dintre cele mai frecvente intrebari cu privire la factura proforma.

Factura proforma se introduce in sistemul RO E-factura?

Nu, in sistemul RO E-Factura se transmit numai facturile emise nu facturile proforme.

Ca regula generala, factura se emite la data livrarii bunurilor sau a prestarii serviciilor. Factura electronica transmisa prin sistemul national E-factura este documentul justificativ in vederea deducerii cheltuielilor si a TVA. Astfel, furnizorul va emite factura pentru livrarea bunurilor sau pentru avans in conformitate cu regulile prevazute la art. 319 din  Codul fiscal si va incarca facturile in sistemul national E-factura, indiferent de momentul incasarii.
 
Pentru facturile electronice transmise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura se aplica in mod corespunzator prevederile art. 319 din Codul fiscal.

Factura proforma se introduce in contabilitate?

Nu, factura proforma nu este recunoscuta ca document contabil oficial conform legislatiei contabile si fiscale din Romania. Ea nu poate fi inregistrata in evidentele contabile ale unei entitati, deoarece nu genereaza o tranzactie efectiva de vanzare sau achizitie. DE asemenea, nu se inregistreaza in jurnalul de vanzari sau in declaratiile de TVA.