​E-Factura: Ghid cuprinzator privind utilizarea sistemului national de factura electronica

E-factura este un subiect extrem de important, care starneste in continuare o multime de intrebari. Implementarea serviciului electronic pentru emiterea si primirea facturilor a adus cu sine nenumarate schimbari, iar procesul de adaptare poate fi destul de dificil. In acest context, va oferim in acest articol cateva informatii generale privind sistemul national privind factura electronica si vom incerca sa raspundem la cele mai frecvente intrebari despre e-Factura.

Ce este e-Factura?

E-factura este un sistem electronic de facturare care permite emiterea, transmiterea si arhivarea facturilor in format digital. Acest sistem este conceput pentru a inlocui facturile traditionale pe hartie, aducand numeroase avantaje atat pentru companii, cat si pentru autoritatile fiscale.

Principalele caracteristici ale e-facturii sunt:

1. Format standardizat transmis pe cale electronica: E-facturile sunt emise intr-un format electronic standardizat, care faciliteaza interoperabilitatea intre diferite sisteme informatice. Formatul digital elimina necesitatea documentelor pe hartie si reduce costurile de expediere si manipulare.
 
2. Arhivare electronica: Facturile sunt stocate in arhive electronice, asigurand acces facil si securitate sporita in comparatie cu arhivele fizice.

3. Validare automata: Sistemul e-factura permite validarea automata a datelor, reducand erorile si asigurand conformitatea cu reglementarile fiscale.

4. Trasabilitate si transparenta: E-factura ofera un nivel inalt de trasabilitate si transparenta, facilitand monitorizarea si auditul tranzactiilor.

Concret, e-Factura este un fisier electronic (in format .xml) care include, intr-un format standardizat si codificat, toate informatiile regasite pe o factura traditionala. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin intermediul Spatiului Privat Virtual (SPV) al firmei emitente. Simultan, fisierul va fi disponibil si in SPV-ul clientului, daca acesta are unul definit. 

ANAF a emis un Ghid detaliat privind e-Factura, care poate fi gasit AICI»
 

Cine are obligatia emiterii si transmiterii facturii electronice?

Relatiile utilizate in sistemul national RO e-Factura sunt urmatoarele:

A. Relatia B2G (Business to Government):

Acest termen se refera la relatiile comerciale intre intreprinderi si sectorul public (guvernele). In acest context, companiile furnizeaza bunuri si servicii guvernelor sau institutiilor publice. In cazul RO e-Factura, este definita ca relatia dintre un operator economic si autoritati contractante/entitati contractante. B2G reprezinta tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.

B. Relatia B2B (Business to Business):

B2B se refera la relatiile comerciale intre doua sau mai multe companii. Intr-un mediu B2B, companiile vand bunuri sau servicii altor companii, in loc sa se adreseze direct consumatorilor finali. In cazul RO e-Factura, este definita ca relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.

C. Relatia B2C (Business to Consumer):

B2C se refera la relatiile comerciale intre o companie si consumatorii finali. Intr-un mediu B2C, companiile vand direct produsele sau serviciile lor catre clientii individuali. In cazul RO e-Factura, doar operatorii economici cu activitate de turism din Romania, care detin structuri de primire turistica clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, denumite unitati afiliate, au obligatia de a raporta facturile emise catre titularii voucherelor de vacanta si in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.

ATENTIE!

Si firmele care nu sunt platitoare de TVA trebuie sa trimita e-Factura! E-factura a devenit obligatorie de la 1 iulie 2024 pentru toate persoanele juridice impozabile din Romania, inclusiv PFA, PFI si SRL, indiferent daca sunt sau nu platitori de TVA. 

Citeste si: Ghid e-Transport: cine declara, ce obligatii au utilizatorii si intrebari frecvente

Care este termenul-limita pentru e-factura?

Daca pana la 1 iulie 2024, e-factura a mers in paralel cu facturile obisnuite, incepand cu aceasta data, facturile vor fi trimise numai prin e-factura. Doar facturile care sunt transmise si validate in sistem sunt considerate facturi originale, cu valoare fiscala. Asadar, singurele facturi legale sunt considerate doar xml-urile transmise si validate de ANAF.

In ceea ce priveste termenul-limita pentru transmiterea facturilor emise in Romania, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, acesta este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar NU MAI TARZIU de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. 

Nerespectarea acestui termen constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenzi intre 1.000 si 10.000 lei, in functie de categoria contribuabilului (mari, mijlocii sau altii). 

Totodata, netransmiterea de catre emitent a facturii in sistemul national RO e-Factura, precum si primirea si inregistrarea de catre destinatari - persoane impozabile a unei facturi care nu este prin e-Factura constituie contraventie si se sanctioneaza cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.

In situatia in care sistemul national privind factura electronica RO e-Factura nu este functional timp de minimum 24 de ore, obligatia de transmitere a facturii se suspenda pana la repunerea in functiune a sistemului. Pe perioada in care sistemul RO e-Factura nu este functional, emitentul facturii aplica in mod corespunzator prevederile art. 319 din Codul Fiscal, cu conditia transmiterii ulterioare, in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, a facturilor electronice emise. 

Intrebari frecvente despre e-Factura

Va oferim mai jos raspunsuri la unele dintre cele mai frecvente intrebari despre e-factura pentru a evita sanctiunile si amenzile!
 

1. O e-factura poate fi modificata/anulata?

Anularea unei facturi e posibila doar inainte de trimiterea facturii catre client. In acest caz, nu are consecinte fiscale si nu afecteaza contabilitatea. Facturile anulate trebuie doar arhivate.

Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.

E-Factura care a fost validata de ANAF nu poate fi modificata sau anulata. Facturile emise gresit vor trebui stornate si emise din nou.

2. O institutie publica, muzeu, care nu desfasoara activitati economice, dar incheie contracte de prestari servicii specifice trebuie sa emita facturi prin e-Factura? 

Operatorii economici, persoane impozabile stabilite in Romania, conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, au obligatia sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, pentru operatiunile care implica livrari/prestari in Romania, indiferent de inregistrarea destinatarilor in Registrul RO e-Factura.

In concluzie, toti contribuabilii care deruleaza operatiuni taxabile in Romania trebuie de la 1 ianuarie 2024, sa emita facturile in format electronic si sa le raporteze in sistem, chiar daca timp de sase luni mai pot utiliza formatul actual al facturilor.

3. In sistemul e-Factura intra ca obligativitate de transmitere si facturile emise la un bon fiscal?

In conformitate cu HG 355/2023, in situatia in care doriti sa emiteti o factura pentru un bon fiscal, aceasta trebuie sa fie facuta in aceeasi zi cu eliberarea bonului fiscal. Aceasta inseamna ca nu puteti emite facturi fiscale pentru bonurile fiscale emise in alte zile decat ziua emiterii.

Facturile emise catre persoane impozabile se declara in RO e Factura (B2B).

Daca detinatorul bonului fiscal (cumparatorul) este persoana juridica si doreste factura pe acel bon atunci aveti obligativitatea declararii in RO e Factura.

4.  Facturile catre persoane fizice trebuie incarcate in e-factura?

Factura electronica, asa cum este definita de OUG nr. 120/2021, este transmisa de operatorii economici prin sistemul RO e-Factura in cadrul tranzactiilor efectuate cu:
 

• autoritati contractante/entitati contractante - B2G "Business to Government"
• alti operatori economici B2B "Business to Business"
• persoane fizice doar in situatia operatorilor economici din turism care accepta plata serviciilor de turism cu vouchere de vacanta (OUG nr. 8/2009).

Asadar, daca emiteti facturi catre persoane fizice, suntem in cazul unei relatii de tip B2C "Business to Consumer", pentru care nu exista obligativitatea transmiterii facturii in sistemul RO e-Factura, decat in cazul in care sunteti un operator din turism care accepta plata serviciilor de turism cu vouchere de vacanta.