[Q&A] Suspendare activitate firma: Raspunsuri [DE LA EXPERTI] la cele mai frecvente intrebari

Ce inseamna suspendarea activitatii unei firme? |  Intrebari frecvente si raspunsuri despre suspendarea unei firme | Studiu de caz util

Suspendarea activitatii unei firme este o optiune legala, prevazuta de legislatia in vigoare, care le permite administratorilor sa reduca din cheltuieli si obligatii, fara a fi nevoiti sa radieze complet societatea. Totusi, procedura vine cu anumite reguli clare si limitari pe care este important sa le cunoasca fiecare proprietar de afacere. 

In acest articol vom clarifica unele dintre cele mai frecvente intrebari cu privire la suspendarea activitatii unei firme, oferind raspunsuri de la specialistii portalcontabilitate.ro si portalcodulfiscal.ro.

Ce inseamna suspendarea activitatii unei firme?

Suspendarea activitatii unei firme inseamna intreruperea activitatilor economice pentru o perioada de timp, cu notificarea oficiala a Oficiului National al Registrului Comertului (ONRC) si a Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF). 

Nu are loc dizolvarea/radierea firmei. Aceasta isi pastreaza personalitatea juridica, dar nu mai desfasoara operatiuni economice pe perioada declarata. Practic, societatea ramane „in viata”, insa fara activitate curenta. 

In aceasta perioada, societatea poate avea in continuare patrimoniu, angajati si obligatii legale (de exemplu, intretinere bunuri, plata impozitelor etc.), dar nu poate desfasura activitati comerciale efective. 

Intrebari frecvente si raspunsuri despre suspendarea unei firme

Va prezentam mai jos raspunsuri la cele mai frecvente intrebari cu privire la suspendarea unei firme.

Cat poate sta o firma fara activitate? 

Conform art. 237 din Legea 31/1990, perioada maxima de suspendare a activitatii unei firme este de 3 ani consecutivi. Dupa expirarea acestui termen, daca administratorii nu reiau activitatea, exista riscul ca societatea sa fie dizolvata din oficiu de catre ONRC. In acelasi timp, firmele pot solicita suspendarea pentru o perioada mai scurta (de exemplu, 6 luni sau 1 an), iar la finalul acesteia pot decide fie prelungirea suspendarii, fie reluarea activitatii. 

Ce operatiuni se pot realiza pe perioada suspendarii?

Suspendarea temporara a activitatii presupune lipsa derularii de operatiuni care sa implice exercitarea obiectului de activitate al societatii pe perioada de suspendare, insa nu exclude operatiunile care au legatura cu activitatea derulata anterior perioadei de suspendare ori care au legatura intrinseca cu existenta juridica a societatii.

Operatiunile care pot fi derulate pe perioada suspendarii activitatii includ:
 

• incasarea unor facturi emise anterior suspendarii activitatii
• plata unor facturi primite anterior suspendarii activitatii
• achitarea taxelor si impozitelor restante
• depunerea situatiilor financiare anuale etc.

Este necesar ca firma sa isi inchida conturile bancare pe perioada suspendarii?

Legea nu obliga firmele sa isi inchida conturile bancare in perioada suspendarii activitatii. Daca se mentin conturile deschise, acestea nu vor putea fi folosite pentru incasari sau plati legate de activitatea economica, dar pot ramane active pentru eventuale operatiuni administrative, cum ar fi plata taxelor restante sau a onorariilor contabile.

Firma poate primi imprumuturi de la asociati pe perioada suspendarii?

In cazul in care firma are nevoie de fonduri pentru a acoperi cheltuieli in perioada de suspendare, aceasta poate primi imprumuturi din partea asociatilor sau actionarilor. Aceste fonduri pot fi utilizate pentru a acoperi cheltuieli curente cum ar fi utilitatile sau taxele.

Imprumuturile de la asociati/actionari nu reprezinta venituri din activitati economice, ci o sursa temporara de finantare. Este o tranzactie interna care nu genereaza activitate economica.

Imprumuturile se inregistreaza in contabilitate ca datorii fata de asociati sau actionari, care vor fi rambursate cand firma isi reia activitatea. 

Ce se intampla cu mijloacele fixe ale societatii pe perioada suspendarii?

Intrucat activitatea societatii a fost suspendata, nu se desfasoara niciun fel de activitate, mijloacele fixe nu mai sunt utilizate, astfel ca acestea ar trebui sa fie trecute in conservare pe durata respectiva.

Din punct de vedere contabil, in cazul in care imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, in functie de politica contabila adoptata, entitatea inregistreaza in contabilitate o cheltuiala cu amortizarea sau o cheltuiala corespunzatoare ajustarii pentru deprecierea constatata.

Asadar, pe durata conservarii mijloacelor fixe, entitatile trebuie sa inregistreze in contabilitate, conform politicilor contabile proprii, fie cheltuielile cu amortizarea (contul 6811 - Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor) fie ajustari pentru depreciere ( 6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea imobilizarilor = 291 Ajustari pentru deprecierea imobilizarilor corporale).

In cazul in care imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, folosirea lor fiind intrerupta pe o perioada indelungata, entitatile pot revizui durata de amortizare utilizata la determinarea amortizarii contabile.

In ceea ce priveste amortizarea fiscala, la repunerea imobilizarilor corporale in functiune aceasta se calculeaza pe baza valorii ramasa, pe durata normala de utilizare ramasa, incepand cu luna urmatoare iesirii din conservare. 

Studiu de caz - Suspendare activitate firma. Utilizare auto administrator. Conditii

Intrebare:
Avem o societate a carei activitate urmeaza sa fie suspendata, deoarece administratorul este angajat ca director de teatru si nu mai are posibilitatea de a continua activitatea firmei. In patrimoniul acestei societati exista un autovehicul utilizat in regim mixt (atat in scopul firmei, cat si in interes personal). Dupa suspendarea activitatii, in ce conditii poate fi folosit acest autovehicul?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 24 Aug 2025 

Sa analizam situatia pas cu pas:

1. Suspendarea activitatii societatii:
- Dupa suspendarea temporara a activitatii unei societati comerciale, autovehiculul ramane in patrimoniul societatii, deoarece suspendarea nu implica dizolvarea sau lichidarea acesteia, ci doar intreruperea activitatilor economice pentru o perioada maxima de 3 ani. Utilizarea vehiculului in scopuri economice sau comerciale este interzisa, deoarece ar contraveni scopului suspendarii si ar putea duce la reincadrarea societatii ca activa de catre ANAF, cu obligatii fiscale retroactive si posibile sanctiuni. Totusi, utilizarea in scop personal de catre administrator sau asociati poate fi posibila sub anumite conditii, dar cu implicatii fiscale si restrictii legale.
 
2. Conditii generale de utilizare:
- Suspendarea activitatii unei firme presupune incetarea temporara a activitatilor comerciale, fara dizolvare.
- In aceasta perioada, societatea poate avea in continuare patrimoniu, angajati si obligatii legale (de exemplu, intretinere bunuri, plata impozitelor etc.), dar nu poate desfasura activitati comerciale efective.
 
3.  Autovehiculul in patrimoniul societatii:
- Daca autovehiculul apartine firmei (este inregistrat pe numele acesteia si deducerea TVA sau amortizarea au fost facute prin firma), el este un bun al societatii si utilizarea lui este reglementata strict de legislatia fiscala si de regulamente interne.
- Autovehiculele folosite in regim mixt (firma + uz personal) trebuie sa respecte evidenta kilometrilor si deducerile fiscale corespunzatoare.
  
4. Dupa suspendarea activitatii:
Restrictii legale: In timpul suspendarii activitatii firmei, societatea nu mai desfasoara activitate economica, deci autovehiculul nu poate fi folosit in scop comercial sau pentru activitatea firmei, deoarece nu exista activitate de firma.
Asadar, societatea nu poate desfasura nicio activitate din obiectul sau de activitate, inclusiv utilizarea vehiculului in scopuri profesionale. Utilizarea personala nu este explicit interzisa , dar orice activitate care genereaza venituri sau cheltuieli deductibile ar putea fi interpretata ca incalcare a suspendarii.
ANAF poate efectua controale pentru a verifica respectarea inactivitatii, iar utilizarea vehiculului ar putea ridica suspiciuni daca implica cheltuieli semnificative.
Obligatii administrative: Vehiculul trebuie sa ramana inmatriculat pe societate, cu plata impozitului local pe mijloace de transport si asigurarea RCA obligatorie. Aceste cheltuieli pot fi inregistrate contabil, dar nu sunt deductibile fiscal in perioada de suspendare. Nu se pot inregistra cheltuieli operationale precum combustibil, reparatii sau intretinere legata de utilizare, deoarece societatea nu are activitate.
Autovehiculul poate fi folosit in continuare in scop personal de catre administrator sau alte persoane, dar:
- Legal, folosirea trebuie sa fie in baza unui contract de comodat sau alta forma de inchiriere/imprumut, pentru a nu fi considerata folosire abuziva a patrimoniului societatii.
- Costurile (asigurare, combustibil, intretinere) pot fi suportate fie de utilizatorul privat, fie in continuare de firma, dar nu exista deduceri fiscale pentru uz comercial, deoarece activitatea e suspendata.
 
5. Solutii practice:
- Administratorul poate sa faca un contract de comodat intre societate si el insusi pentru folosirea autovehiculului in scop personal.
- Alternativ, autovehiculul poate fi vandut sau instrainat in perioada suspendarii, daca societatea nu mai are nevoie de el.

Concluzie:
Dupa suspendarea activitatii firmei, autovehiculul nu poate fi folosit pentru activitatea firmei, ci doar pentru uz personal, in baza unui act legal care sa reglementeze folosirea bunului firmei in scop privat . Folosirea in scop comercial este interzisa cat timp firma este suspendata.

Sursa foto: Pexels.com