Procedura acordare diurna externa | Monografie contabila inregistrare diurna externa | Cat este diurna pe zi | Calcul diurna externa neimpozabila |  Care este perioada pentru care se acorda diurna externa? | ​Se poate acorda diurna si indemnizatia de mobilitate in acelasi timp?

Diurna externa se acorda salariatilor trimisi in strainatate in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea. Valoarea diurnei externe este reglementata de HG 518/1995 actualizata, iar nivelul acesteia se stabileste in functie de tara de destinatie. 

In acest articol vom prezenta cat este diurna externa pe zi, cum se calculeaza diurna pe perioada de delegare a salariatilor si alte aspecte importante privind tratamentul fiscal-contabil al diurnei externe.

Procedura acordare diurna externa

Pentru deplasarile in strainatate ale salariatilor sunt aplicabile prevederile HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare. 

Din punct de vedere procedural, acordarea diurnei se face astfel:

1. Avans spre decontare. Se ridica mai intai un avans spre decontare care are ca scop efectuarea diverselor cheltuieli ocazionate de deplasare.Titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa intocmeasca si sa depuna, la compartimentul financiar-contabil al societatii, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta.

2. Obligatii departament contabilitate. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului. 
La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare, astfel in cazul in care:
 

• titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nevalabile, avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor valabile.
• valoarea documentului de cheltuieli depaseste avansul primit, decontul verificat de compartimentul financiar-contabil se va preda la casierie pentru a se efectua plata diferentei, dupa care titularul de avans semneaza de primirea sumei.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie diferenta si se intocmeste Dispozitie de incasare catre casierie dupa caz.

Daca titularii de avans nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite si daca prin Regulamentul de Ordine Interioara se prevede o astfel de obligatie:
 

• se pot plati penalizari calculate fie asupra avansului primit fie asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intarziere si
• se pot retine din salariul titularului de avans, pe baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributii financiar-contabile.

IMPORTANT DE STIUT!
1. Daca salariatului i se acorda diurna, acesta nu va beneficia de decontarea cheltuielilor efectuate cu masa si nu i se vor acorda tichete de masa pentru perioada aferenta.
2. Daca salariatul este un salariat mobil in sensul ca nu are un loc de munca fix in Romania, ci activitatea lui consta in deplasari frecvente in strainatate nu i se poate acorda diurna. 

Monografie contabila inregistrare diurna externa

Monografia contabila pentru diurna externa este:

542 = 5311/5314/5121/5124

Cheltuielile efectuate de angajat:

625 = 542 diurna, fara documente justificative
625 = 542/401 factura de cazare

Diurna ca si cheltuiala se inregistreaza la data incheierii deplasarii si in urma calculului diurnei cuvenite, suportata de salariat din surse proprii sau din avansurile acordate. 

Inregistrarea in contabilitate se face pe baza documentelor justificative. Acestea sunt:
 

• Decontul de cheltuieli pentru deplasari externe - Cod 14-5-5
• Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale - Cod 14-5-5/a)
• documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
• documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
• documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Cat este diurna externa pe zi ?

Valoarea diurnei externe este stabilita in functie de tara de destinatie, fiind specificata in Anexa din HG 518/1995. De exemplu, diurna pentru majoritatea statelor UE este in valoare de 35 euro/zi, in China 38 euro/zi, in Rusia 47 euro/zi, iar in Statele Unite 53 de euro/zi.

Calcul diurna externa neimpozabila

Potrivit art. 76 alin. (2) lit. m) din Codul fiscal, sumele ce se pot acorda salariatilor, ca diurne netaxabile din punct de vedere al impozitului pe venit si al contributiilor de asigurari sociale obligatorii, se calculeaza in functie de doua plafoane diferite, si anume :

1) 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutii publice;
2) salariul de baza brut x 3 salarii /nr de zile lucratoare din luna deplasarii.

Rezultatul mai mic reprezinta diurna neimpozabila. 

Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil este: Salariul brut x 3 x nr. de zile pentru care se cuvine diurna / nr. zile lucratoare din luna.

Exemplu de calcul diurna externa

Presupunem ca angajatul are un salariu de baza lunar de 5.555 lei si efectueaza o deplasare externa, pentru care societatea acorda o diurna de 35 euro/zi.

Conform Codului fiscal, indemnizatia de delegare este neimpozabila in limita celei mai mici valori dintre:

• valoarea stabilita potrivit regulii de 2,5 nivelul legal al diurnei pentru institutiile publice si
• valoarea determinata pe baza salariului de baza, respectiv (3 x salariul de baza lunar) impartit la numarul de zile lucratoare din luna.

Pasul 1. Calculul pe baza diurnei

Se presupune ca nivelul legal al diurnei externe este de 35 euro/zi.

Plafonul neimpozabil este 2,5 x 35 euro = 87,5 euro/zi.

Pentru o deplasare de 20 de zile, plafonul total neimpozabil calculat pe aceasta baza este:

87,5 euro x 20 zile = 1.750 euro.

Pasul 2. Calculul pe baza salariului de baza

Numarul de zile lucratoare in luna iunie 2025 este de 20 zile.

(5.555 lei x 3) / 20 zile = 833,25 lei/zi.

Aceasta valoare reprezinta plafonul zilnic neimpozabil determinat in functie de salariu. Pentru comparatie cu diurna exprimata in euro, suma de 833,25 lei/zi se converteste in euro la cursul BNR din ziua platii diurnei.

Dintre cele doua plafoane zilnice rezultate:

• plafonul de 87,5 euro/zi determinat pe baza diurnei legale si
• plafonul echivalent in euro al sumei de 833,25 lei/zi determinat pe baza salariului,

Se aplica valoarea cea mai mica, aceasta reprezentand diurna maxima neimpozabila pe zi. Prin urmare, chiar daca societatea acorda o diurna de 35 euro/zi, aceasta va fi neimpozabila doar in limita plafonului mai mic rezultat din cele doua calcule, iar orice suma care depaseste acest plafon va fi tratata ca venit impozabil de natura salariala.
   

Care este perioada pentru care se acorda diurna externa? 

Potrivit prevederilor art. 7^1 din HG.518/1995, perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;
b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. 

Se poate acorda diurna si indemnizatia de mobilitate in acelasi timp?

Diurna (indemnizatia de delegare) si indemnizatia de mobilitate nu se pot acorda concomitent pentru aceeasi perioada si aceeasi activitate.

Motivul este legat de locul de munca al salariatului si de regimul juridic diferit al celor doua situatii.

Salariatul aflat in delegare are un loc de munca stabil prevazut in contractul individual de munca si este trimis temporar sa isi desfasoare activitatea in afara acestui loc. In aceasta situatie, salariatul nu se afla la locul de munca, motiv pentru care are dreptul la diurna, in conditiile Codului muncii si Codului fiscal. Pentru perioada delegarii, nu se poate acorda indemnizatie de mobilitate, deoarece aceasta presupune lipsa unui loc fix de munca.

Salariatul cu clauza de mobilitate nu are un loc de munca stabil, iar deplasarea reprezinta chiar modalitatea normala de executare a muncii. In acest caz, salariatul se afla la locul sau de munca, chiar daca se deplaseaza permanent sau intermitent. Prin urmare, acesta nu este in delegare si nu are dreptul la diurna, ci exclusiv la indemnizatie de mobilitate, acordata conform art. 25 din Codul muncii si tratata fiscal potrivit Codului fiscal.

Sursa foto: Pexels.com