Cheltuielile de protocol reprezinta un aspect esential in activitatea unei companii, fiind o strategie esentiala pentru intretinerea si dezvoltarea relatiilor de afaceri. Ele trebuie gestionate corect, in conformitate cu legislatia in vigoare, astfel este importanta cunoasterea tratamentului fiscal si contabil al acestora. Afla din acest articol tot ce trebuie sa stii despre cheltuielile de protocol, inclusiv reglementari legislative si exemple concrete.
Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Ghidul este elaborat de specialistii Grupului de Experti Fiscali Rentrop & Straton pentru a va ajuta sa:
Comandati acum Cheltuieli deductibile si nedeductibile!
Tratamentul TVA pentru cheltuielile de protocol este reglementat la art. 270, alin. (8), litera c) din Codul fiscal si la punctul 7, alin. (12) din Normele metodologice de aplicare a acestui articol.
Asadar, in cazul bunurilor acordate, valoarea bunurilor nu poate depasi 100 lei
8) Nu constituie livrare de bunuri, in sensul alin. (1):
( )
c) acordarea de bunuri de mica valoare, in mod gratuit, in cadrul actiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol/reprezentare, in conditiile stabilite prin normele metodologice;
Conform normelor date in aplicarea acestui articol
(12) In sensul art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:
a) bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.
In cazul microintreprinderilor nu se poate discuta despre cheltuieli deductibile sau nu, deoarece acestea sunt impozitate prin aplicarea unei cote la o baza impozabila constituita din venituri.
Neexistand o regula clara, trebuie avut grija, intrucat microintreprinderile pot inregistra cheltuieli de protocol fara a avea un control asupra lor, iar la o eventuala inspectie exista riscul sa fie reincadrate.
In primul rand regula de baza pentru deducerea oricarei cheltuieli este de a fi efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice si rezultatul acestei activitati trebuie sa fie realizarea de profit. Pentru a justifica cheltuiala cu protocolul este nevoie de bon fiscal/factura si o decizie interna emisa de administrator in care sa precizeze necesitatea efectuarii cheltuielii, astfel, se inlatura orice alta clasificare a acestia. Trebuie foarte bine documentata aceasta cheltuiala pentru a nu fi reincadrata.
Pentru justificarea cheltuielilor de protocol, specialistii contabili recomanda intocmirea unui referat prin care se motiveaza necesitatea activitatii de dezvoltarea a afacerii.
Referatul ar trebui sa fie insotit de documente suport, precum invitatii, procese verbale, contracte si oferte, pentru a evidentia scopul clar al actiunii.
Prioritatea este sa se sublinieze in referat faptul ca aceste cheltuieli sunt fundamentate si ca au o conexiune directa cu activitatea economica a societatii. Argumentele din referat ar trebui sa evidentieze beneficiile pentru societate, precum atragerea de clienti noi, incheierea de contracte avantajoase, extinderea afacerilor etc.
In plus, este necesar sa existe documente justificative concrete care sa ateste participarea efectiva a partenerilor la eveniment, inclusiv invitatii, procese verbale semnate de participanti, note privind discutiile purtate si oferte prezentate. Aceste documente vor contribui semnificativ la sustinerea deductibilitatii cheltuielilor de protocol in fata oricaror verificari.
De asemenea, trebuie mentionat clar in referat scopul specific al actiunii, fie ca este vorba despre imbunatatirea contractelor existente, negocierea continuarii unui contract sau extinderea afacerii pe piete noi. Cu toate acestea, este important sa se sublinieze ca toate aceste actiuni au un fundament comercial solid si contribuie la realizarea obiectivelor strategice ale societatii.
Asadar, cheltuielile de protocol reprezinta o componenta esentiala a activitatii de afaceri, fiind utilizate pentru a intretine si dezvolta relatiile cu partenerii de afaceri. In conformitate cu prevederile Codului Fiscal , aceste cheltuieli sunt recunoscute ca fiind deductibile, in anumite limite si conditii.
Cu toate acestea, gestionarea cheltuielilor de protocol necesita o atentie deosebita din partea companiilor, in vederea respectarii regulilor fiscale si contabile aplicabile. Este important ca aceste cheltuieli sa fie justificate corespunzator si sa fie inregistrate in conformitate cu cerintele legale, pentru a evita orice neconformitati si riscuri fiscale.