Autofactura: ce este, cand se foloseste, studii de caz utile

Ce este autofactura | Cand se foloseste | Scopul si inregistrarea in contabilitate | Elementele obligatorii | Studii de caz

Autofacturarea, conform prevederilor Codului Fiscal din Romania, reprezinta procesul prin care beneficiarul bunurilor sau serviciilor emite factura in numele furnizorului. Aceasta procedura se aplica in anumite conditii si situatii specifice prevazute de lege. Vom discuta in detaliu in acest articol ce presupune autofacturarea, cand se utilizeaza si vom raspunde celor mai frecvente intrebari cu privire la acest procedeu fiscal. 

Ce este autofactura

Autofactura este un document fiscal emis de beneficiarul unor bunuri/servicii in numele furnizorului pentru evidentierea si justificarea TVA-ului deductibil sau colectat. Autofactura are rolul de a permite raportarea corecta si la timp a TVA-ul, in situatiile in care nu exista o factura originala. Autofactura se inregistreaza in contabilitate similar unei facturi emise catre un tert si contribuie la asigurarea transparentei si conformitatii cu legislatia fiscala in vigoare.

Cand se foloseste autofactura

Autofacturarea este reglementata in Codul Fiscal, in articolul 319, care stabileste conditiile si situatiile in care poate fi utilizata. Iata care sunt cele mai frecvente cazuri in care este obligatoriu sa se emita autofactura:

1. Pentru plata livrarilor de bunuri/prestarilor de servicii fara primirea facturii de la furnizor. In cazul in care persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila, obligata la plata taxei, nu se afla in posesia facturii emise de furnizor/prestator pana cel mai tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, aceasta trebuie sa se autofactureze. Cu alte cuvinte, daca ai platit bunuri/servicii si nu ai primit factura in termen de 15 zile de la data platii, trebuie sa emiti o autofactura. Cand primesti factura originala de la furnizor, pe factura originala se va  face referire la autofactura, iar pe autofactura se va face referire la factura orginala.  

2. Pentru avansuri platite fara primirea facturii la timp. In cazul in care ai platit un avans si nu ai primit factura de la furnizor in termen de 15 zile de la data platii, trebuie sa emiti o autofactura pe contravaloarea avansului achitat. 

3. Pentru fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii catre sine. Livrarile catre sine se considera a fi efectuate atunci cand o persoana impozabila utilizeaza bunuri sau servicii din patrimoniul sau pentru scopuri personale, nelegate de activitatea economica sau le transfera in mod gratuit gratuit catre alte persoane. Conform Codului Fiscal din Romania, aceste livrari sunt tratate ca si cum ar fi livrari de bunuri sau prestari de servicii efectuate cu plata, fiind supuse TVA si pentru ele trebuie emisa o autofactura. 

4. Daca nu se emite factura de corectie in timpul prevazut de lege. In cazul in care este obligatorie ajustarea bazei impozabile, daca furnizorul de bunuri/prestatorul de servicii nu emite factura de corectie, beneficiarul trebuie sa emita o autofactura in vederea ajustarii taxei deductibile. Autofactura trebuie emisa cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care au intervenit evenimentele care necesita ajustarea bazei de impozitare. 

5. Cand se achizitioneaza bunuri de la furnizori care nu sunt obligati sa emita facturi. De exemplu, in cazul revanzarii bunurilor second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, persoana impozabila revanzatoare trebuie sa emita o autofactura pentru bunurile achizitionate de la persoanele neinregistrate in scopuri de TVA si care nu au obligatia de a emite facturi. Aceasta obligatie este prevazuta in art. 312 din Codul Fiscal. 

Care este scopul emiterii autofacturii si cum se inregistreaza aceasta in contabilitate? 

Scopul emiterii autofacturii este unul pur fiscal, si anume numai pentru operatiuni legate de TVA sau in vederea reflectarii taxei deductibile/colectate. Inregistrarea in contabilitate a autofacturii este similara cu inregistrarea facturii. 

Care sunt elementele obligatorii inscrise pe autofactura?

Autofactura trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
 

• Denumirea documentului (“Autofactura”)
• Data emiterii - Ziua, luna si anul in care se emite autofactura.
• Numarul de ordine - Un numar unic care identifica autofactura.
• Datele de identificare ale persoanei impozabile - Denumirea, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei care emite autofactura.
• Descrierea bunurilor sau serviciilor - O detaliere clara a bunurilor livrate sau a serviciilor prestate.
• Cantitatea si unitatea de masura - Informatii despre cantitatea bunurilor sau serviciilor.
• Valoarea bunurilor sau serviciilor - Pretul unitar, fara TVA, precum si valoarea totala.
• Cota de TVA aplicabila - Rata TVA-ului care se aplica operatiunii.
• Valoarea TVA-ului - Suma TVA-ului aferenta operatiunii descrise.
• Totalul facturii - Valoarea totala a bunurilor sau serviciilor, inclusiv TVA. 

Studii de caz privind autofacturarea

Va prezentam mai jos trei studii de caz utile cu privire la situatiile in care se emit autofacturi. Solutiile sunt oferite de specialistii portalcontabilitate.ro.

Declarare autofactura

Intrebare:
Firma detine un parc auto si face si lucrari de service. Pentru servirea masinilor proprii se face autofactura.Cum declaram TVA atat ca furnizor, cat si beneficiar? 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 30 Oct 2024 
 
Autofactura este un document reglementat de Codul fiscal - se emite conform art. 319 alin. 8)-9)
(8) Persoana inregistrata conform art. 316 trebuie sa autofactureze, in termenul prevazut la alin. (16), fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii catre sine.

Conform art. 271 alin. (4) din codul fiscal
(4) Sunt asimilate prestarii de servicii efectuate cu plata urmatoarele:
a) utilizarea bunurilor, altele decat bunurile de capital, care fac parte din activele folosite in cadrul activitatii economice a persoanei impozabile in folosul propriu sau de catre personalul acesteia ori pentru a fi puse la dispozitie, in vederea utilizarii in mod gratuit, altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, daca taxa pentru bunurile respective a fost dedusa total sau partial, cu exceptia bunurilor a caror achizitie face obiectul limitarii la 50% a dreptului de deducere potrivit prevederilor art. 298;

Scopul emiterii autofacturii este unul pur fiscal, si anume numai pentru operatiuni legate de TVA sau in vederea reflectarii taxei deductibile/colectate.

Autofactura se emite doar in scop de TVA, fara a fi un document justificativ pentru inregistrarea cheltuielilor si a veniturilor.

Autofactura va cuprinde la rubrica Cumparator numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei impozabile, iar in loc de denumirea si descrierea bunurilor livrate se poate mentiona, dupa caz, servisare masini proprii .

Autofactura va contine baza impozabila a materialelor utilizate pentru servisul masinilor proprii si se va include in decontul de TVA (formularul 300 Decont de taxa pe valoarea adaugata la rd.9) intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul serviciilor prestate pentru autoturismele proprii si in D394.

Inregistrarea contabila in opinia mea este:
635 = 4427 

Autofactura in ro e-Factura

Intrebare:
Autofactura care se intocmeste in cazul unui cadou oferit unui partener de afaceri, in vederea colectarii tva pentru valoarea care depaseste 100 lei, se declara in sistemul e-Factura? 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 21 Iul 2024 

Consider ca, autofactura emisa conform prevederilor legale mentionate mai jos, trebuie transmisa prin SPV in sistemul national de facturare RO E-factura selectand codul de factura 389.
 
Cod fiscal
ART. 270 - Livrarea de bunuri
(8) Nu constituie livrare de bunuri, in sensul alin. (1):
c) acordarea de bunuri de mica valoare, in mod gratuit, in cadrul actiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol/reprezentare, in conditiile stabilite prin normele metodologice; 
Norme metodologice
(12) In sensul art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal:
a) bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul;
 
92. (5) In cazul depasirii plafoanelor stabilite la pct. 7 alin. (12) pentru operatiunile prevazute la art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal, persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Codul fiscal au obligatia sa intocmeasca autofactura conform prevederilor alin. (2) numai in scopuri de TVA. Autofactura va cuprinde la rubrica Cumparator informatiile de la alin. (3) lit. c), iar in cazul bunurilor acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol, sponsorizare, mecenat, in loc de denumirea si descrierea bunurilor livrate se poate mentiona, dupa caz: depasire plafon protocol, sponsorizare sau mecenat. 

Obligatie emitere autofactura – cadouri/activitati de protocol

Intrebare:
Societate comerciala inregistrata in scopuri TVA achizitioneaza masa pentru angajati, iar o parte din contravaloarea meniurilor se retine angajatilor. Din punctul de vedere al TVA pentru partea care se retine se colecteaza TVA prin autofacturare (autofactura intocmita in aceeasi luna cu factura de la furnizor si in aceeasi luna se fac si retinerile).

Avand in vedere intarzierea cu care primim facturile de la furnizori si imposibilitatea de a intocmi autofactura si de a o transmite prin sistemul Ro e-Factura in termenul legal, dorim sa schimbam procedura si anume la inregistrarea facturii de la furnizor pentru partea care se retine angajatilor, TVA o consideram nedeductibila, trecand suma la retineri (4426 = 401, respectiv 4282 = 4426). Astfel nu mai este necesara autofacturare.

Pentru suma retinuta angajatilor este obligatorie autofactura pentru colectare TVA sau este corect daca luam in considerare TVA nedeductibila la inregistrarea facturii de la furnizor? 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 10 Iul 2024 

Cu privire la TVA, in ceea ce priveste cadourile/activitatile de protocol, potrivit prevederilor art. 270 alin. (8)  lit. c) din Codul fiscal si pct. 7 alin. (12) lit. a) din Normele metodologice de aplicare, NU constituie livrare de bunuri, iar persoanele impozabile NU au obligatia de a colecta TVA pentru bunurile de mica valoare, acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol, daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.

Societatea noastra nu se incadreaza din pacate la aceasta exceptie (avand in vedere ca plafonul este depasit), astfel ca va insuma valoarea depasirilor de plafon aferente perioadei fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca la achizitia cadourilor/oferirea unei mese calde/produselor de protocol, etc. s-a dedus TVA. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul.

Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Baza legala autofacturare (colectare TVA):

Potrivit art. 270 alin. 4 lit. b din Codul fiscal, sunt asimilate livrarilor de bunuri efectuate cu plata urmatoarele operatiuni:
b) preluarea de catre o persoana impozabila a bunurilor mobile achizitionate sau produse de catre aceasta pentru a fi puse la dispozitia altor persoane in mod gratuit, daca taxa aferenta bunurilor respective sau partilor lor componente a fost dedusa total sau partial;

Autofactura este un document reglementat de Codul fiscal - se emite conform art 319, alin.8)-9)
(8) Persoana inregistrata conform art. 316 trebuie sa autofactureze, in termenul prevazut la alin. (16), fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii catre sine.

Scopul emiterii autofacturii este unul pur fiscal, si anume numai pentru operatiuni legate de TVA sau in vederea reflectarii taxei deductibile/colectate. Inregistrarea in contabilitate a autofacturii este similara cu inregistrarea facturii.

Autofactura va cuprinde la rubrica „Cumparator” numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei impozabile, iar in loc de denumirea si descrierea bunurilor livrate se poate mentiona, dupa caz, „depasirea plafonului de protocol”.

Autofactura va contine baza impozabila a depasirilor de plafon si TVA colectata aferenta si se va include in decontul de TVA (formularul 300 „Decont de taxa pe valoarea adaugata”) intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul. Termenul de autofacturare este cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
 
Punctand exact pe speta noastra, observam ca autofacturarea este necesara “daca taxa aferenta bunurilor respective sau partilor lor componente a fost dedusa total sau partial;”. Insa daca noi vom alege din start sa NU deducem TVA-ul din facturile de la furnizor, atunci nici legiuitorul NU ne va mai impune obligatia emiterii autofacturii. Astfel, va confirm ca putem sa adoptam solutia propusa in datele spetei si va felicit ca reusiti sa va adaptati la tot ce inseamna transpunerea in practica a tuturor modificarilor fiscale (practic, bine ca avem termen limita de transmitere in e-factura, insa sunt atatea situatii in practica ce ne pot incurca la respectarea termenului si nu avem de ales decat sa ne "adaptam"). 

Sursa foto: Pexels.com