Registru de Casa: Cine Este Obligat Sa-l Completeze

Ce este | Ce contine | Sanctiuni pentru intocmire eronata | Registrul de casa pentru contabilitatea in partida simpla | Registrul de casa pentru pentru punctul de lucru | Obligativitate registru de casa pentru punctele de lucru

Registrul de casa este un document financiar-contabil in care firmele evidentiaza toate operatiunile de incasari si plati efectuate in numerar, zi de zi, in ordinea in care au loc. Cu alte cuvinte, este un jurnal al fluxurilor de numerar ale unei entitati, folosit pentru a tine o evidenta clara si legala a banilor din casierie. Registrul de casa este un document justificativ in cazul unui control fiscal.  

In acest articol vom explica in detaliu ce trebuie sa contina registrul de casa si ce sanctiuni risca firmele daca nu il completeaza corect. 

Ce este registrul de casa

Conform Ordinului 2634/2015, registrul de casa este:

• document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar 
• document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
• document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

Registrul de casa se intocmeste zilnic, pe baza documentelor justificative.

ATENTIE!
Registrul de casa trebuie sa reflecte situatia completa a numerarului aflat in unitate. Chiar daca o parte din numerar este pastrat in seif si ridicat ulterior, pana in momentul predarii se considera numerar in unitate, si trebuie reflectat in registru. 

Vezi care sunt >>> Plafoanele de numerar valabile

Ce contine registrul de casa?

Registrul de casa trebuie sa contina obligatoriu:

• Denumirea unitatii;
• Data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
• Numarul curent; Numarul actului de casa; Numarul anexelor; Explicatii;
• Incasarile (ex: incasari de la clienti, avansuri, restituiri) 
• Platile (ex: achizitii, avansuri spre decontare, plati catre furnizori) 
• Soldul initial al zilei (banii ramasi din ziua precedenta)
• Soldul final al zilei (cat ramane in casa la sfarsitul zilei) 
• Semnatura casierului si a persoanei care a verificat registrul. 

Sanctiuni pentru intocmirea eronata a registrului de casa

Conform art 41 si 42 din Legea contabilitatii 82/1991, organele de control fiscal pot aplica sanctiuni pentru neintocmirea corecta la zi a registrului de casa.

Potrivit art. 41, constituie contraventie urmatoarele fapte:

1.detinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor si datoriilor, precum si efectuarea de operatiuni economico-financiare, fara sa fie inregistrate in contabilitate;
2.nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
a)aprobarea politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie;
b)utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate;
c)intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;
...
Potrivit art. 42, contraventiile prevazute la art. 41 se sanctioneaza cu amenda dupa cum urmeaza:
c)cele prevazute la pct. 2 lit. b) si c), cu amenda de la 2.000 lei la 20.000 lei; 
 

Registrul de casa este obligatoriu pentru firmele cu contabilitate in partida simpla?

Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate si documentele justificative care au stat la baza evidentierii operatiunilor economico-financiare in contabilitatea in partida simpla.

Formularistica pentru contabilitatea in partida simpla este urmatoarea:

Registrul jurnal de incasari si plati.  Acesta este documentul contabil care serveste la inregistrarea incasarilor si platilor aferente activitatii persoanelor care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla. Se intocmeste intr-un exemplar, inregistrarea operatiunilor pe baza documentelor justificative facandu-se distinct, pe fiecare operatiune de incasare/plata.
Registrul jurnal de incasari si plati este folosit pentru inregistrarea operatiunilor in numerar, cat si pentru cele efectuate prin contul curent de la banca, la valoarea prevazuta in documentele justificative, inclusiv taxa pe valoare adaugata.

Registru inventar. Registrul-inventar serveste ca document contabil de inregistrare a elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile). Se intocmeste de catre persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar.
Registrul-inventar se completeaza la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar, precum si cu ocazia incetarii activitatii.

Registrul de evidenta fiscala. Contribuabilii pentru care venitul anual se determina in sistem real vor trebui sa completeze in mod obligatoriu Registrul de evidenta fiscala, in vederea stabilirii venitului net anual. Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea informatiilor care stau la baza determinarii venitului net anual/pierderii nete anuale cuprins/cuprinse in Declaratia unica privind impozitul pe venit si contributiile sociale datorate de persoanele fizice (formularul 212).

Modelul si continutul Registrului de evidenta fiscala au fost publicate in O.M.F.P. nr. 3.254/2017 privind Registrul de evidenta fiscala pentru persoanele fizice, contribuabili potrivit Titlului IV din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal.

Obligativitate registru de casa pentru punctele de lucru

In conformitate cu prevederile OMFP 1802/2014, societatile care au subunitati trebuie sa organizeze si sa conduca contabilitatea in asa fel incat sa fie disponibile informatiile necesare privind activitatea desfasurata la nivelul fiecarei subunitati. Subunitatile fara personalitate juridica, care apartin unor persoane juridice cu sediul in Romania, trebuie sa isi organizeze evidenta contabila proprie, astfel incat sa permita determinarea informatiilor si a obligatiilor prevazute de lege.
 
Pentru activitatea desfasurata la un punct de lucru, societatea trebuie sa asigure:
 

• Evidenta gestiunii marfurilor si a altor bunuri existente la punctul de lucru;
• Inventarierea periodica a acestora;
• Evidenta disponibilitatilor banesti in numerar;
• Alte evidente necesare pentru gestionarea activitatii punctului de lucru si pentru intocmirea documentelor contabile la nivel central.

 
Evidenta disponibilitatilor banesti in numerar se poate face prin organizarea unei casierii la nivelul punctului de lucru. In acest caz, o persoana desemnata cu atributii specifice casierului va gestiona incasarile si platile efectuate la punctul de lucru. Acest lucru implica intocmirea unui registru de casa distinct pentru punctul de lucru respectiv.
 
In cazul in care societatea nu organizeaza o casierie proprie la punctul de lucru, toate incasarile si platile in numerar trebuie predate si inregistrate in casieria centrala a unitatii, conform procedurilor interne stabilite la nivelul societatii.
 
IMPORTANT DE STIUT!
 
Pentru casieriile organizate la nivelul punctelor de lucru, trebuie respectate si prevederile Legii nr. 70/2015. Conform articolelor 7-8 din aceasta lege, sucursalele si alte sedii secundare (inclusiv punctele de lucru) ale persoanelor juridice care au casierie proprie si/sau cont bancar trebuie sa aplice plafoanele legale pentru incasari si plati in numerar la nivelul fiecarei casierii in parte.
 
In concluzie, daca la punctul de lucru este organizata o casierie proprie, intocmirea unui registru de casa distinct este obligatorie, acesta servind drept document justificativ pentru toate operatiunile de incasari si plati in numerar. Pe de alta parte, daca incasarile sunt transferate direct catre casieria centrala, fara gestionarea unei casierii la punctul de lucru, registrul de casa nu este necesar la acel punct, toate operatiunile fiind reflectate in registrul de casa al sediului central.

Sursa foto: Pexels.com