Cadouri oferite salariatilor si colaboratorilor: care este tratamentul fiscal - contabil?

Cadouri oferite salariatilor: cand sunt neimpozabile si deductibile? | Cadouri oferite clientilor/partenerilor: Care este tratamentul fiscal-contabil

Cadourile pot reprezenta o modalitate eficienta de fidelizare a angajatilor si partenerilor, insa este important sa fie reflectate corect in contabilitate. Trebuie avut in vedere faptul ca tratamentul fiscal depinde esential de destinatar si scopul acordarii: pentru angajati, cadourile peste o anumita limita sunt considerate avantaje salariale impozabile, iar pentru colaboratori si parteneri, ele devin cheltuieli de protocol.

In acest articol vom analiza in detaliu regimul cadourilor oferite salariatilor, colaboratorilor sau partenerilor de afaceri si vom explica ce taxe se aplica, ce este deductibil si cum se face corect inregistrarea contabila. 

Cadouri oferite salariatilor: cand sunt neimpozabile si deductibile?

Angajatorul poate acorda cadouri salariatilor si copiilor minori ai acestora cu diferite ocazii (de Paste , Craciun, 8 martie, 1 iunie) in limitele prevazute de lege.

In acest sens, conform prevederilor art. 76 alin. (4) lit. a) Cod fiscal, nu sunt impozabile in limita a 300 lei/persoana pentru fiecare ocazie urmatoarele:

1. Cadouri oferite salariatilor si copiilor acestora cu ocazia Pastelui, Craciunului si sarbatorilor similare ale altor culte religioase
2. Cadouri oferite salariatelor cu ocazia zilei de 8 martie.
3. Cadouri oferite salariatilor pentru copiii minori ai acestora cu ocazia zilei de 1 iunie.

Aceste venituri nu sunt supuse impozitului pe venit si nici contributiilor sociale, conform art. 142 lit. b) Cod fiscal. Conditia esentiala pentru neimpozitare este sa se incadreze in limita prevazuta de lege (300 de lei) si beneficiul sa fie prevazut in contractul individual de munca (sau contractul colectiv) sau in regulamentul intern. 

Daca se acorda cadouri sau prime in valoare de peste 300 de lei, suma care depaseste 300 de lei este considerata avantaj salarial, se include in baza impozabila si se retin toate taxele salariale. 

La nivelul angajatorului, conform prevederilor legale, cheltuielile reprezentand cadourile acordate salariatilor si copiilor minori ai acestora, prevazute in contractul colectiv de munca, sunt considerate cheltuieli sociale si pot fi deduse fiscal, in limita cotei de 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului.
 

Care este monografia contabila pentru cadourile oferite angajatilor?

Este important de stiut ca, pentru achizitiile de cadouri, angajatorul nu are drept de deducere a TVA, deoarece nu se indeplinesc conditiile art. 297 alin. (4) lit. a e).

In ceea ce priveste contabilitatea, se vor efectua urmatoarele inregistrari:

a) Pentru componentele asimilate veniturilor salariale:
% = 401
4282
4426

b) Pentru componentele neimpozabile (cadouri sociale):
% = 401
6458
4426

c)Avantaj salarial (partea impozabila):
641 = 421 (cu brutul avantajului)
421 = 4282 (retinerea pe stat)

Limitarea dreptului de deducere se inregistreaza prin:
6458 = 4426

Cheltuielile din contul 6458 sunt supuse:

• plafonului de 300 lei/persoana;
• limitei de 5% din cheltuielile cu salariile, conform art. 25 alin. (3) lit. b).

Cadouri oferite clientilor/partenerilor: Care este tratamentul fiscal-contabil

Cadourile oferite clientilor/partenerilor se incadreaza fiscal in categoria cheltuielilor de protocol.

Conform art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, aceste cheltuieli sunt deductibile limitat, in procent de 2% aplicat asupra:

• profitului contabil al perioadei,
• la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit,
• si cheltuielile de protocol.

In baza de calcul a cheltuielilor de protocol se include si TVA colectata aferenta cadourilor cu valoare mai mare de 100 lei.

Limita = 2% * (Rezultat contabil + Cheltuieli de protocol + Cheltuieli cu impozitul pe profit + TVA cadouri oferite care depasesc 100 lei)

In ceea ce priveste achizitia bunurilor pentru protocol, legislatia nu prevede restrictionarea achizitionarii acestora.

Sunt considerate actiuni de protocol acordarea unor cadouri, tratatii si mese pentru partenerii de afaceri, efectuate in scopul dezvoltarii afacerii. Cadourile se refera la unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.

Daca valoarea individuala a unui cadou depaseste plafonul de 100 lei, valoarea care depaseate acest plafon se cumuleaza pe perioada fiscala.

Totalul acestor depasiri reprezinta livrare de bunuri cu plata, pentru care:

• se colecteaza TVA,
• daca la achizitie s-a exercitat dreptul de deducere a TVA.

Momentul livrarii se considera ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate cadourile.

Persoana impozabila care ofera cadouri in cadrul actiunilor de protocol este obligata la colectarea TVA aferente bunurilor acordate gratuit partenerilor, pentru care si-a exercitat dreptul de deducere la achizitie, prin autofacturare, conform pct. 92 alin. (5) din normele metodologice.

Autofactura va contine baza impozabila a depasirilor de plafon si TVA colectata aferenta si se va include in decontul de TVA (formularul D300) intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Autofactura va cuprinde la rubrica Cumparator numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei impozabile, iar in loc de denumirea si descrierea bunurilor livrate se poate mentiona, dupa caz, depasirea plafonului de protocol. 
   

Cum se inregistreaza in contabilitate cadourile oferite clientilor/colaboratorilor?

Conform OMFP 1.802/2014 cheltuielile de protocol se reflecta in contabilitate prin intermediul contului 6231 Cheltuieli de protocol.

Acordarea de cadouri se inregistreaza in conturile de cheltuieli de protocol, astfel:
623 = 3xx produse protocol

Pentru cadourile care depasesc suma de 100 lei/cadou/persoana se colecteaza TVA daca s-a exercitat dreptul de deducere si se emite autofactura:
623 = 4427

Ca documente justificative, se recomanda emiterea unei decizii interne privind acordarea de cadouri clientilor/colaboratorilor si intocmirea unei liste cu beneficiarii. 

Sursa foto: Pixabay.com