Cheltuieli personale pe firma: cum le inregistrezi corect ca sa eviti amenzile ANAF

Ce inseamna cheltuieli personale pe firma? | Care este tratamentul fiscal corect pentru aceste cheltuieli? | Cum identifica ANAF cheltuielile personale pe firma? | Riscul fiscal pentru inregistrarea eronata a acestor cheltuieli | Studii de caz

Cheltuielile personale pe firma reprezinta un subiect important si adesea controversat in contabilitate si fiscalitate. Acestea apar atunci cand o companie suporta costuri care nu au legatura directa cu activitatea sa economica, fiind in beneficiul personal al asociatului, administratorului sau angajatului.

In acest articol vom analiza ce inseamna cheltuielile personale pe firma si cum trebuie tratate corect in contabilitate si fiscalitate. De asemenea, vom oferi studii de caz utile pentru a intelege mai bine care este tratamentul fiscal si contabil corect pentru astfel de cheltuieli.

Ce inseamna cheltuieli personale pe firma?

Cheltuieli personale pe firma inseamna sumele platite de companie pentru bunuri sau servicii care nu au legatura directa cu activitatea firmei, ci sunt in beneficiul personal al asociatului, administratorului sau angajatului. Practic, firma acopera cheltuieli care ar trebui sa fie suportate de persoana respectiva din veniturile proprii. 

Conform pct. 4 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor art. 25 alin. (4) lit. d) din Codul fiscal, sunt considerate cheltuieli facute in favoarea actionarilor sau asociatilor, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a)bunurile, marfurile si serviciile acordate actionarilor sau asociatilor, precum si lucrarile executate in favoarea acestora;
b)cheltuielile cu chiria si intretinerea spatiilor puse la dispozitie acestora.

Asadar, iata cateva exemple concrete de cheltuieli personale pe firma:
 

• Achizitii de bunuri personale (imbracaminte, mobilier, echipamente electronice, alimente sau alte obiecte pentru uz personal)
• Cazare si transport pentru vacante personale
• Participarea la evenimente sau activitati de divertisment care nu au legatura cu activitatea firmei
• Consultatii medicale sau tratamente personale
• Taxe scolare, cursuri sau activitati extrascolare pentru copii, daca nu sunt organizate de firma ca activitati educative sau de formare profesionala
• Inchirierea unui apartament sau casa pentru uz personal 

Care este tratamentul fiscal corect pentru aceste cheltuieli?

Conform art. 25 din Codul fiscal: pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

(4)Urmatoarele cheltuieli nu sunt deductibile:
d)cheltuielile facute in favoarea actionarilor sau asociatilor, altele decat cele generate de plati pentru bunurile livrate sau serviciile prestate contribuabilului, la pretul de piata pentru aceste bunuri sau servicii.

Prin urmare, NU se pot inregistra pe firma cheltuieli care nu au nicio legatura cu activitatea firmei.
 
Cheltuielile personale in folosul asociatului/ administratorului se inregistreaza CORECT ca:

1. Venituri din alte surse, fiind supuse impozitului pe venit. Conform art 114 alin (2) lit h) din Codul fiscal se includ in categoria veniturilor din alte surse si bunurile si/sau serviciile primite de un participant la persoana juridica, acordate/furnizate de catre persoana juridica in folosul personal al acestuia. De exemplu plata facturilor personale (abonamente, bunuri de consum) de catre firma trebuie incadrate ca venituri din alte surse pentru care se plateste impozit pe venit.

Impozitul pe venitul din alte surse se calculeaza prin retinere la sursa la momentul acordarii veniturilor de catre platitorul de venituri, prin aplicarea cotei de 10% asupra venitului brut, conform prevederilor de la art. 115 din Codul fiscal. Daca impozitul se suporta de catre societate se aplica procedeul sutei marite iar impozitul nu este deductibil la determinarea rezultatului fiscal.

Impozitul se declara in Formularul 100 Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat , pana la data de 25 a lunii urmatoare celei in care a fost retinut si in formularul 205 Declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, veniturile din jocuri de noroc si castigurile/pierderile din investitii, pe beneficiari de venit , pana in ultima zi a lunii ianuarie inclusiv a anului curent pentru anul expirat. potrivit art. 132 din Codul fiscal.  

2. Avantaj in natura. In cazul in care asociatul este si angajat al firmei cu contract de munca, cheltuielile personale suportate de firma trebuie inregistrate ca avantaje in natura, fiind supuse impozitului pe venit si contributiilor sociale (CAS, CASS), similar salariului.

3. Dividende sau restituiri de creditare. Daca firma trebuie sa plateasca dividende catre asociat, aceste cheltuieli se inregistreaza ca dividende si sunt impozitate conform regulilor fiscale. Daca exista un contract de imprumut acordat firmei de asociat/administrator, aceste cheltuieli se pot inregistra ca restituire de creditare si nu se considera venit impozabil.
 

Cum identifica ANAF cheltuielile personale pe firma?

ANAF identifica cheltuielile considerate personale sau nejustificate prin intermediul instrumentelor de raportare digitala.

Sistemul e-Factura ofera autoritatilor fiscale vizibilitate completa asupra bunurilor si serviciilor achizitionate de firma, permitand analiza rapida a tranzactiilor si a valorii acestora.

De asemenea, SAF-T (Standard Audit File for Tax) furnizeaza un nivel detaliat al tranzactiilor contabile, incluzand informatii despre facturi, plati si inregistrarile contabile aferente.

Prin aceste instrumente, ANAF poate analiza natura bunurilor si serviciilor achizitionate, legatura acestora cu obiectul de activitate al companiei si deducerea corecta a TVA-ului raportat la realitatea operationala.

Riscul fiscal pentru inregistrarea eronata a acestor cheltuieli

In urma consultarii bazelor de date, daca se constata achizitia unor bunuri care nu au legatura cu activitatea contribuabilului, organele de inspectie fiscala pot emite o Notificare de conformare in baza art. 121^1 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare. Scopul acestor notificari este de a determina contribuabilul sa reanalizeze situatia fiscala si, dupa caz, sa depuna sau sa corecteze declaratiile fiscale, inainte de eventuale actiuni de inspectie fiscala. Notificarile pot viza diverse obligatii fiscale, inclusiv impozitul pe profit, impozitul pe venit, taxa pe valoare adaugata si contributiile sociale obligatorii.

De regula, la notificari se ataseaza lista achizitiilor considerate in afara activitatii economice a societatii, incluzand detalii din facturile furnizorilor transmise prin sistemul Ro e-Factura, precum: CUI-ul vanzatorului, numarul si data facturii, denumirea produsului, cantitatea, pretul unitar si valoarea totala. Acest lucru permite contribuabilului sa verifice si sa clarifice eventualele discrepante inainte de o eventuala inspectie fiscala.
 

Studii de caz – cheltuieli personale pe firma

Va prezentam mai jos cateva studii de caz utile cu privire la inregistrarea cheltuielilor personale pe firma. Raspunsurile sunt oferite de specialistii portalcontabilitate.ro.

Bunuri utilizate in interes personal de asociat

Intrebare:
Firma, neplatitoare de TVA si platitoare de impozit micro, este proprietara unui teren pe care asociatul unic si administratorul doreste sa construiasca o casa, al carei proprietar sa fie el ca persoana fizica, deoarece va fi utilizata in scop personal, ca locuinta. Practic, firma ar ramane proprietara terenului, iar casa ar avea ca proprietar administratorul. Pe partea de autorizatii, acesta ar putea obtine aprobarile necesare, cunoscand si alte cazuri in care s-a procedat astfel.

Care sunt consecintele fiscale, avand in vedere ca terenul firmei ar fi utilizat in scop personal? De asemenea, care ar fi consecintele daca firma ar deveni in viitor platitoare de impozit pe profit si TVA? 

SOLUTIE FISCAL- CONTABILA valabila la data de 26 Nov 2025 

Utilizarea bunurilor din patrimoniul societatii in interes personal (deci contrar intereselor societatii) este o operatiune interzisa care se pedepseste conform art. 272 alin. (1) lit. b) din Legea 31/1990 actualizata:

Articolul 272 (1) Se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 3 ani ori cu amenda fondatorul, administratorul, directorul general, directorul, membrul consiliului de supraveghere sau al directoratului ori reprezentantul legal al societatii care:
b) foloseste, cu rea-credinta, bunuri sau creditul de care se bucura societatea, intr-un scop contrar intereselor acesteia sau in folosul lui propriu ori pentru a favoriza o alta societate in care are interese direct sau indirect;

De asemenea, in eventualitatea unui control ANAF, in baza art. 11 alin. (1) din Codul fiscal, operatiunea ar putea reclasifica operatiunea drept o inchiriere a terenului la valoarea de piata:
ART. 11 (1) La stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contributii sociale obligatorii, autoritatile fiscale pot sa nu ia in considerare o tranzactie care nu are un scop economic, ajustand efectele fiscale ale acesteia, sau pot reincadra forma unei tranzactii/activitati pentru a reflecta continutul economic al tranzactiei/activitatii.

Prin urmare, in baza prevederilor de mai sus, este interzisa utilizarea de catre asociat a bunurilor din patrimoniul societatii in interes personal. Pentru a evita sanctionarea si reincadrarea tranzactiei, va recomand sa inchiriati bunul catre asociat la valoarea de piata. 

Cheltuieli stomatologice platite de firma. Deductibilitate

Intrebare:
Societate platitoare de impozit pe venit si TVA, care comercializeaza online produse cosmetice si paste de dinti, doreste, pentru a putea crea reclame si video-uri necesare vanzarii produselor, sa achite contravaloarea serviciilor stomatologice de protetica dentara pentru salariatul care este si asociat si administrator. Aceste costuri stomatologice se fac in vederea promovarii produselor.

Va rugam sa ne oferiti un punct de vedere legat de deductibilitatea cheltuielilor stomatologice si care sunt documentele care se folosesc in vederea justificarii deductibilitatii. Totodata, va rugam sa mentionati daca exista alte aspecte care trebuie luate in calcul in vederea interpretarii acestor cheltuieli. 

SOLUTIE FISCAL- CONTABILA valabila la data de 16 Oct 2025 

Daca societatea sustine ca tratamentul stomatologic are rol de promovare (de exemplu, pregatirea unui clip video publicitar, imaginea asociatului fiind folosita in marketingul produselor), atunci:
    • trebuie dovedita legatura directa dintre interventia medicala si activitatea de promovare: ex. campanie publicitara planificata, scenariu aprobat, contract de imagine, acord de cesiune a drepturilor de utilizare a imaginii
    • costurile trebuie precedate de documente de planificare (brief publicitar, concept creativ etc.) si de materialele finale publicate, care sa arate ca intr-adevar aspectul estetic al persoanei face parte din campania de vanzare
Fara aceste elemente probatorii, cheltuiala ramane o cheltuiala personala nedeductibila.

Documente necesare pentru justificare (daca se invoca scopul promotional):
    • Contract de imagine sau de colaborare publicitara intre societate si salariat
    • Brief de campanie publicitara din care sa rezulte scopul tratamentului
    • Dovezi publicitare (foto/video) cu persoana in cauza utilizata efectiv in materiale promotionale
    • Proces-verbal intern de aprobare a cheltuielilor in scop publicitar
    • Factura si documentele medicale aferente platii, pentru controlul legalitatii operatiunii
    • Note justificative (explicativ fiscal) privind scopul economic si modul de utilizare a materialelor rezultate din campanie
Chiar daca se demonstreaza scopul promotional, valoarea trebuie sa fie rezonabila in raport cu obiectivul campaniei (tratamentul stomatologic de lux, cu valoare mare, poate fi respins la control ca fiind excesiv).

Daca nu se justifica scopul economic, ANAF poate reincadra cheltuiala ca avantaj in natura si impune impozit pe venit si contributii sociale datorate de beneficiar. TVA aferent facturii este nedeductibila, daca tratamentul este considerat personal, in temeiul art. 297 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal.

Asadar, exista riscul, din punctul de vedere al reincadrarii operatiunii potrivit art. 11 din Codul fiscal, ca aceste servicii sa fie reincadrate ca fiind venituri de natura salariala sau avantaje in natura pentru angajat. Art. 76 din Codul fiscal prezinta in amanunt la alin. (2) si (3) tipurile de venituri considerate asimilate salariilor si avantajelor in natura care intra sub incidenta impozitului pe venit si implicit si a contributiilor sociale obligatorii.

Alin. (4) de la art. 76 prezinta venituri pentru salariat care nu sunt considerate impozabile, in sensul impozitului pe venit. Insa nu am reusit sa identific acest tip de serviciu/tratament (stomatologic) ca fiind un tip de serviciu pe care sa il putem incadra aici.

Alin. (4 1) prezinta venituri care, cumulate lunar, nu reprezinta venituri pentru salariat care sa fie considerate impozabile in sensul impozitului pe venit daca nu depasesc anumite plafoane.
Insa nici aici nu am identificat acest tip de serviciu/tratament (stomatologic).

Insa, riscul este foarte mare ca aceasta operatiune sa fie incadrata la alin. (3) lit. b):

(3) Avantajele, in bani sau in natura, primite in legatura cu o activitate mentionata la alin. (1) si (2), precum si cele primite de la terti ca urmare a unei relatii contractuale intre parti, cu exceptia celor prevazute la alin. (4), includ, insa nu sunt limitate la:
b) cazare, hrana, imbracaminte, personal pentru munci casnice, precum si alte bunuri sau servicii oferite gratuit ori la un pret mai mic decat pretul pietei, altele decat cele care se incadreaza in limitele prevazute la alin. (4 1) lit. b) si c);

Prin urmare, indiferent de tipul de impozit (micro sau profit) pe care il aplica societatea art. 76 (care defineste veniturile din salarii si asimilate salariilor) poate fi temeiul legal in baza caruia aceste venituri pentru salariat pot fi considerate venituri de natura salariala si se poate aplica impozit pe veniturile din salarii si contributiile sociale aferente prin metoda sutei micsorate (adica valoarea costurilor stomatologice va fi considerata venit net pentru salariat).

Concluzie:

• In mod general, cheltuielile stomatologice suportate de firma pentru salariat/asociat sunt personale si nedeductibile
• Doar in situatia exceptionala in care se poate dovedi explicit ca fac parte integranta si necesara dintr-o campanie de publicitate reala, aceste costuri pot fi considerate deductibile
• TVA aferenta: deductibil doar daca se accepta justificarea cu scop economic
• In lipsa justificarii, reprezinta avantaj in natura impozabil pentru salariat si cheltuiala nedeductibila pentru firma